La matriz de Eisenhower se deriva de una cita atribuida a Dwight D. Eisenhower donde identifica los dos tipos de problemas que tenía que solucionar habitualmente: los urgentes y los importantes.

Lo que es importante rara vez es urgente y lo que es urgente rara vez es importante - Dwigth Clic para tuitear

Partiendo de esta base podemos crear una matriz donde incluimos en el eje de abscisas la importancia de los asuntos y, en el eje de ordenadas la urgencia con la que hay que resolver la tarea, creando los siguientes 4 cuadrantes:

1. Cuadrante importante/urgente. Incluiremos las tareas que tenemos que realizar inmediatamente. Por ejemplo, resolución de problemas críticos y bloqueantes, cumplimiento de fechas límite,…
2. Cuadrante importante/no urgente. Tareas que están planificadas y tenemos que atender personalmente. Situaremos estas tareas en los huecos que dejan las tareas del cuadrante anterior. Por ejemplo, reuniones, citas, planificaciones, sistemas de anticipación y prevención, cambios, …
3. Cuadrante no importante/ urgente. Tareas que delegamos en otras personas para que se puedan completar rápidamente y sólo tenemos que encargarnos de realizar su seguimiento. Por ejemplo, algunas llamadas, reuniones, informes, envío de emails, interrupciones, peticiones triviales…
4. Cuadrante no importante / no urgente. Tareas que hay que delegar totalmente, incluirlas en tu lista de tareas de “Algún día” o eliminarlas. Por ejemplo pérdidas de tiempo, algunas llamadas,  tareas no relevantes para el proyecto…

Tareas importantes/urgentes: cuantas menos mejor

Si quieres que tu proyecto tenga éxito, no tendrás saturado el cuadrante importante/urgente. Si te encuentras en el caso contrario deberías realizar la siguiente revisión a cada una de las tareas de ese cuadrante:

• Plantéate si realmente es una tarea que hay que solucionar ya o puedes aplazarla o delegarla en otra persona.
• Pregúntate si va a ser recordada por alguien dentro de unas semanas o qué sucede si no la realizas ya.
• Intenta delegar dicha tarea.

Además es muy importante conocer porqué ha llegado al cuadrante I para poder resolver ese tipo de tareas en un futuro. ¿Es una tarea que has procrastinado demasiado?¿es una tarea que ha aparecido inesperadamente? Si es alguno de estos casos, revisa la planificación del proyecto al que pertenece porque seguramente esa tarea no estaba previamente, y pueden aparecer más, o porque la has pospuesto demasiado y puede sucederte con otras tareas.

Si de todas formas, te resulta imposible “desatascar” el cuadrante I puede que el artículo de Iago Fraga y, que resumo a continuación, te ayude a priorizarlas:

• Tareas urgente: sólo van a ser aquellas que lleven asociado una fecha límite.
  • Si podemos aplazarla ⇒ ↓ urgencia
  • Si va a durar más de lo estimado ⇒ ↑ urgencia
  • En el caso de que no sepamos priorizar entre varias tareas urgentes:
    • Tareas que duran lo mismo ⇒ +urgente la que tenga la fecha límite anterior
    • Tareas con la misma fecha límite ⇒ +urgente la que + tiempo necesite para completarse.
  • Fórmula para conocer el grado de urgencia:
    URGENCIA = [tiempo restante de la tarea para ser completada] / [tiempo restante hasta la fecha límite]
    del resultado de la fórmula podemos deducir que cuanto más cerca de 1 se encuentre el valor obtenido, más urgente será la tarea y si es >1, con las condiciones actuales, es una tarea imposible.
• Tareas importantes: asociadas a las consecuencias y proporcional al fracaso asociado por no completarlas. Antes de priorizarlas, pondera lo que supone un fracaso para ti, ya que este tipo de priorización es muy subjetiva.
  • Si las consecuencias de una tarea varían ⇒ también varía el nivel de importancia.
  • Si varias tareas tienen consecuencias similares serán igual de importantes.
  • Siempre podremos priorizar las tareas importantes por el efecto que produce no completarla.

Dedícate un tiempo para pensar

Lo importante de la matriz de Eisenhower es que te obliga a parar, pensar y decidir, con claridad, las prioridades reales de las actividades, pudiendo ver con mayor precisión el estado real de tus tareas actuales y tener una idea de su estado a medio plazo. Además, al utilizar este método tendrás muchos más recursos para poder defender la no urgencia de esas tareas “urgentes” inesperadas, en lugar de ser un pollo un sin cabeza corriendo entre tareas que son supuestamente “urgentes”.

Está claro, que no es la panacea y que, si actualmente te encuentras en un proyecto caótico, por rellenar un folio con tareas, no se van a solucionar todos los problemas existentes en él. Pero su uso continuado, te ayudará a prestar mayor atención a las tareas importantes, que son  las que contribuyen realmente a obtener el éxito en un proyecto. Si a medio plazo, no ha cambiado nada, puedo asegurar que el problema no se encuentra en este método.

Si quieres empezar ya a escribir tu matriz de Eisenhower, te dejo aquí una plantilla para que no pierdas tiempo dibujando.