El principio de Pareto supone uno de los grandes pilares tanto en el mundo de la productividad como en otras áreas. Dependiendo del área en el que estés, podrás identificarlo como la regla del 80/20, el método ABC, la ley  de los pocos vitales o el principio de escasez del factor.

Desde el punto de vista de productividad supone que el 20% de las acciones que realizas producen el 80% de los resultados.  Así que, sin ser estrictos, puedo afirmar que existe un porcentaje importante de tareas que te mantiene ocupado pero que no te ayudan en nada a obtener el resultado que deseas.

Pasos para mejorar tu día a día con Pareto

1. Identificar el 20% de las tareas útiles. Para ello, haz una lista con las tareas que realizas durante el día y pondéralas acorde a una serie de elemento que te ayuden a discernir si esa tarea es más o menos necesaria para conseguir tu objetivo. La forma de realizar esta estimación depende del sector, o del tipo de proyecto que se esté realizando, pero es habitual analizar cada tarea y darle un valor teniendo en cuenta, el dinero que puede reportar o la criticidad de realizar dicha actividad para acercarte a tu meta. Si te resulta muy complicado encontrar los factores que te ayuden a priorizar las tareas, una buena aproximación sería, utilizar la matriz de Eisenhower para poder diferenciar lo importante/urgente.
2. Dedicar más tiempo a esas tareas útiles. Ya tienes claro cuales son las actividades que suponen el mayor aporte a los resultados que estás buscando. Esto implica que esas tareas son las más importantes y a las que más prioridad debes dar. Por tanto, ocupa el 80% del tiempo a las tareas que has identificado en el punto anterior.

¿Qué hago con las tareas de menor prioridad?

En este caso, primero tendrás que diferenciar entre aquellas actividades que no aportan nada o simplemente son ociosas (como jugar, estar enganchado al móvil o las redes sociales…) y aquellas que no te acercan a tus objetivos pero indirectamente te aportan beneficio (leer, dedicar tiempo al ejercicio físico, meditar…) y, aunque parece de primeras, que no te acercan a tu meta realmente te ayudan a mantener un equilibrio y un aporte de energía necesario para lograr lo que desees.

Para estas tareas, lo mejor es asignarlas a alguna de las siguientes acciones:

• Eliminarlas. Dejar de perder el tiempo en ellas.
• Delegarlas. Dejar que otra persona las realice por ti y así puedes dedicar ese tiempo en lo que más te conviene.
• Dedicarles un tiempo limitado. Dedica una parte del día o la semana a esas actividades que no puedes incluir en ninguno de los puntos anteriores. Es importante acotar el tiempo que vas a destinar a dichas actividades.

Otros enfoques

Además de mejorar, priorizar las tareas y crear un plan de acción diario, resulta curioso ver cómo puede ayudarte a pensar en otras líneas de negocio o ser conscientes de los clientes más importantes o pivotar a otros objetivos porque la relación esfuerzo-resultado no es la que tenías en tu cabeza.

Y tú, ¿en qué ámbito utilizas Pareto? ¿cuáles te parecen los factores más importante para poder evaluar tus tareas?