En este último mes he estado dando vueltas a mi forma de trabajo, los cambios que he visto necesarios para no repetir información y dedicar el tiempo indispensable a la planificación de mis tareas, porque realmente lo interesante es completarlas.

De esta forma, los cambios que he realizado para este año en mi sistema son los siguientes:

• Utilizar carpetas de anillas o Midoris para guardar la información sobre tareas, colecciones… Personalmente, me resulta más útil la flexibilidad que supone usar este tipo de “cuadernos” ya que prefiero tener las “cosas” que son del mismo tipo juntas y no tener que buscar en un índice las páginas a las que tengo que ir para encontrar lo que busco.
• Por tanto, tampoco necesito un índice. Con un post-it con el nombre de la sección que empieza o colocando un poco de washi-tape en el borde de la hoja voy directamente al lugar que necesito en cada momento.
• Renunciar al Future Log en papel. La mayoría de los eventos que tengo en el medio y largo plazo es información que tengo que compartir con otras personas. Así que, la mejor manera de guardarlo es un calendario compartido en Google Calendar. En mi revisión semanal, una de las tareas que hago es revisar mis calendarios y escribir las citas en mi vista semanal.
• Spread mensual más flexible. Mantendré en una de las caras el calendario del mes para incluir cumpleaños y, a grandes rasgos, los proyectos a los que voy a dedicar mi tiempo y los objetivos que me voy a marcar durante el mes. En la otra cara crearé un mapa visual con toda la información que necesite para cumplir mis objetivos mensuales y las anotaciones correspondientes.

  

• Cambiar el spread semanal. En la primera cara mantendré el número de semana con el rango de días, la cita motivacional de Passion Planner y una zona para notas, que utilizo para tareas que quiero realizar pero no tengo claro al 100% cuando las voy a poder ejecutar. También tengo espacio para cada uno de los días donde incluiré los eventos y tareas que sí sé que tengo que hacer. La única variación que he realizado conforme a la plantilla que empleaba anteriormente es el espacio que he dedicado a cada cosa y he eliminado las horas para gestionar el tiempo. Debido a que la mayoría de mis actividades las realizo delante de un ordenador prefiero utilizar la aplicación Toggl que me ve a dar un resultado más real del tiempo que he gastado en las tareas y lo único que compruebo es la relación existente entre el tiempo que había estimado previamente y el tiempo que he tardado realmente en finalizar la tarea.
  En la siguiente página incluiré los objetivos semanales, el Focus On de Passion Planner, los hábitos que iré marcando durante la semana y una zona para notas, ideas, tareas que no voy a hacer… En definitiva, una zona para un volcado de cualquier cosa que se me pase por la cabeza (brain dump).
• Log diario. Nunca he necesitado utilizarlo y, por ahora en mi caso, tampoco. La mayoría de los datos que tengo que guardar pertenecen a una colección, proyecto o reflexión y, para ello, ya tengo la sección o almacenamiento correspondiente.
• Las colecciones y reflexiones las mantendré a parte pudiendo incluir hojas según vaya necesitando. Existen algunas que prefiero beneficiarme de las ventajas de una aplicación web como TraktTV (para películas y series) o GoodReads (para libros).
• Para los proyectos seguiré utilizando aplicaciones colaborativas ágiles (como Trello) y para la información importante utilizaré mi Pen+ de Moleskine. De esta forma, podré guardar automáticamente la información en un formato digital.

Puede que los puristas de este sistema estén pensando que el uso que le voy a dar es una aberración ya que hay secciones que en el método original que he eliminado completamente; sin embargo, siempre he sido partidaria de utilizar los métodos existente y adaptarlos a mis necesidades. De nada vale, dedicar tiempo a un sistema, si lo desperdicias en el propio sistema y no en la idea original de por qué empezaste a utilizar ese sistema.

En definitiva, este año utilizaré mi BuJo de un forma más sencilla y ágil, eliminando al máximo posible la duplicación de información que siempre supone dedicar un tiempo extra para su mantenimiento.

Y tú, ¿qué tienes pensado innovar este año en tu BuJo?