Como ya vimos en el anterior post, el método Getting Things Done es uno de los métodos más importantes para la gestión de tareas a nivel individual.

Desde que leí el libro de David Allen, hace más de 10 años, y hasta que empecé con el sistema BuJo, he estado utilizando este método para gestionar todas las tareas que tenía que realizar. Sin embargo, he ido realizando pequeños cambios en mi BuJo y, de forma inconsciente, la he ido adaptando a mi forma de pensar y al método GTD que he utilizado durante tantos años.

Mi sistema actual: GTD + BuJo

Captura

Lo primero de todo, es ser consciente de todas las entradas de información que tenemos que capturar para luego procesarlas y organizarlas. Y, si es posible, guardarlas, en la zona adecuada, directamente para no perder tiempo.

Procesamiento y organización

Normalmente, guardo toda la información que va a generar una tarea o referencia en apps, emails, colecciones… y dependiendo del tipo, la importancia y la urgencia de la información, utilizo varios sitios y formas de almacenarlas (tanto en aplicaciones como en mi BuJo), como muestro a continuación:

• Todas las citas, las incluyo en mi calendario online y, dependiendo de cuánto tiempo quede para que suceda, las escribo en las siguientes secciones de mi BuJo:
  • eventos futuros,
  • mi calendario mensual y/o
  • en mi vista semanal
• Todas las referencias que necesito guardar, como anotaciones de libros, webinars, reuniones y otros, las guardo en un cuaderno que utilizo para ese tipo de temas o en alguna aplicación, dependiendo de donde capturé en ese momento la información. En definitiva, son documentos analógicos o digitales.
• A las tareas cotidianas no les dedico un apartado especial. Sólo las escribo en mi vista semanal cuando he planificado que voy a realizarlas.
• ¿Y los proyectos? Definitivamente, esta es la parte más complicada y en la que deberé seguir trabajando, puesto que la entrada de información y el tipo de proyecto, implica una forma de trabajar u otra. En líneas generales, al migrar a un cuaderno de anillas, me resulta muy sencillo incluir proyectos nuevos en la zona que tengo dedicada a ellos. Voy escribiendo, para cada uno, mapas visuales, para tener una visión general de todo lo que puede abarcar dicho proyecto, y listas de tareas que tengo que realizar a medio o largo plazo. O, en el caso de que utilice alguna aplicación online, guardo en mi BuJo una referencia de esa entrada, en la aplicación, como otra tarea más.
  Además, tengo varios proyectos especiales:
  • Algún día/quizá. Con cosas que me gustaría hacer en algún momento.
  • Otros. Cuando son tareas que no se ajustan a ningún proyecto o no son tan grandes como para crear un proyecto en sí.
  • Objetivos del año. Es un proyecto en sí. Cada cierto tiempo, voy apuntando si me voy acercando a los objetivos o no.

Revisión y próximas acciones

Bueno, ya tengo todo organizado pero, ¿cómo elijo lo que voy a hacer? Durante el fin de semana, reviso si he podido realizar todas las tareas que había planificado. Y pueden pasar varias cosas:

1. He completado la tarea. ¡Perfecto! La marco como completada en todos los sitios que tenga referenciada esa tarea.
2. Es una tarea delegada o está en espera. Si es necesario, anoto algún cambio que haya sucedido e incluyo alguna alarma para recordarme que tengo hacer un seguimiento de dicha tarea.
3. No la he completado o ni siquiera la he empezado.
   1. Si ha perdido su valor, directamente la cancelo de todos los lugares donde esté referenciada.
   2. Necesito terminarla lo antes posible. La marco como ASAP (As Soon As Possible) y migrada y la migro a la semana siguiente para completarla.
   3. Han cambiado las prioridades y, por tanto, no voy a poder dedicarle tiempo. La marco como tarea BBL (Be Back Later).

A la hora de organizar mi semana, lo primero que hago es incluir las citas que voy a tener y marcar esas horas como ocupadas para, a partir de ahí, añadir las tareas ASAP en las tareas que tengo que hacer durante la semana (y están marcadas como urgentes). Al revisar el resto de proyectos, incluyo también tareas que debería de ir haciendo.

Cómo referenciar la información: contexto

Cómo utilizo un sistema híbrido, ya que no sólo tengo información en mi BuJo, intento duplicar dichos datos lo menos posible. Por eso tengo todas las notas asociadas a una tarea en un sitio y hago referencias a dicha tarea. Si la información completa la tengo en una aplicación, la correspondencia en BuJo sería: [<iniciales_app>#<identificador_tarea>] <título_o_descripción_breve_tarea>.

Si la información se encuentra en otra sección de mi BuJo la referencia sería: [<iniciales_proyecto>#<página>] <título_o_descripción_breve_tarea>.

Otra forma de utilizar GTD en BuJo

Para las personas que utilicen BuJo de una forma más estricta, les va a gustar más la siguiente opción.

Dividimos nuestro cuaderno en varios bloques de páginas con las siguientes colecciones:

• Bandeja de entrada. Incluimos toda la información capturada.
• Calendarios. Un par de páginas por mes para incluir todas las citas.
• Algún día / Quizás. Con la información de proyectos, tareas que puede que realices en algún momento.
• Proyectos activos. Información de los proyectos en los que estás trabajando actualmente.
• En espera. Tareas que han sido delegadas o están paradas por algún otro motivo externo.
• Siguientes acciones. Toda la información del día a día para hacer.

Conclusión

Reconozco que la forma en la que he ido adaptando el sistema BuJo a mis necesidades, es una versión poco estricta de cómo se debería usar. Sin embargo, a día de hoy, para mí es la más apropiada. ¿Qué métodos incluís a la hora de gestionar vuestras tareas?