A mediados del siglo pasado después de la derrota de en la II Guerra Mundial, se instaló un nuevo sistema de gestión de calidad para desarrollar la industria japonesa, a partir de los conocimientos del Dr. Edwards Deming y Joseph Juran, fusionando de esta forma la cultura japonesa de autosuperación y los métodos científicos occidentales. Siendo implantado en las empresas, como Toyota o Canon, gracias a su alumno Kauro Ishikawa (gran impulsor de este sistema) y convirtiendo ese sistema en el precursor de la norma ISO (International Organization for Standardization).

Básicamente la filosofía Kaizen de mejora continua promueve que cualquier proceso es mejorable, que no hay que esperar a obtener el producto final sino ir eliminando ineficiencias y desperdicios productivos (mudas) y detectando los errores durante el proceso llegando así a  la calidad total. Para que este método funcione es muy importante que todas las personas de la empresa estén implicadas en este sistema y, por tanto, todos deben sugerir ideas, ya que cada trabajador vive una realidad que puede diferir dependiendo del puesto de trabajo en el que se encuentre pudiendo aportar enfoques que otros empleados no pueden ofrecer.

Ciclo de ejecución de Kaizen

Está basado en el círculo de Deming o PDCA (los que estéis habituados a las metodologías ágiles seguro que os resultará familiar) y se compone de los siguientes pasos:

1. Plan (planear). Se establecen las actividades necesarias para conseguir la meta que se persigue. Para ello, será necesario:
   • Conocer profundamente el proceso.
   • Detallar claramente los objetivos que queremos obtener
   • Definir las actividades para conseguirlo.
   • Aunar los objetivos, procesos y metas acorde a los requisitos del cliente y las políticas de la empresa.
2. Do (hacer). Se realizan los cambios.
3. Check (verificar). Después de implementado se comprueba si el funcionamiento se ajusta a la necesidades planteadas.
4. Act (actuar). A partir de la información obtenida, en el paso anterior, podremos ajustar nuevas actividades que nos servirán para empezar de nuevo este ciclo y acercarnos a nuestra meta o incluso mejorarla.

El tiempo dentro del sistema Kaizen

Los que ya me conocéis sabéis que para mí el tiempo es uno de los recursos más valiosos del mundo porque es escaso e irrecuperable. Y desde el punto de vista de Kaizen también lo es. Este recurso es uno de los más costosos a nivel estratégico y, sin embargo, de los que más se suelen desperdiciar dentro de una organización. Seguramente es porque todavía no se tiene conciencia  de que el tiempo también es dinero. Productos que no se les da salida, reuniones interminables donde no se saca nada en claro, documentos que acaban por perderse porque no se sabe lo que hay que hacer con ellos, tareas que mueren porque hay cosas urgentes pero poco importantes…  Lo bueno de este método es que no busca culpables sino dónde se encuentra el problema y cómo se puede mejorar, ya que esto es lo que realmente va a hacer que una empresa progrese.

Los 3 Mus de Kaizen

Casi todas las empresas están infectadas con alguno de los 3 “Mus” no dejándolas avanzar hacia el éxito:

• Muda (desperdicio). Todas aquellas actividades realizadas por personas, que cuestan dinero, consumen recursos pero que realmente no añade ningún valor. Se clasifica en:
  • Muda de sobreproducción. Producción de artículos por encima de las necesidades. Supone un aumento de personal, almacenamiento y/o costes.
  • Muda de tiempos de espera. Producidos por cuellos de botella.
  • Muda de transporte. Al trasladar productos o materiales a un almacenamiento temporal.
  • Muda de movimientos innecesarios. Realización de acciones innecesarias dentro del proceso por mala gestión de los espacios.
  • Muda de sobreprocesamiento. Realización de más pasos en el proceso que no añaden ningún valor al producto final.
  • Muda de inventario. Excesos de materias primas o productos suponen un problema de costes, obsolescencia, administración…
  • Muda de creatividad. Perder tiempo, mejoras y oportunidades por no escuchar a los trabajadores.
  • Muda de defectos / rechazos. Recursos destinados a la reparación e inspección por un problema de calidad.

• Mura (Irregularidad). Es necesario tener un conocimiento detallado tanto del proceso y capacidad de producción como de las necesidades del mercado y clientes para no incurrir en este tipo de desperdicio. El método Toyota o “Just In Time” ayuda a no caer en este tipo de desperdicio y se basa en:
  • producir los elementos que se necesitan,
  • en las cantidades correctas,
  • en el momento adecuado
  • para poder obtener una demanda constante únicamente realizando pequeños ajustes al identificar problemas que serán corregidos rápidamente. De esta forma se podrá maximizar la productividad minimizando el almacenamiento.

• Muri (sobrecarga / exceso). Entendiendo sobrecarga tanto máquinas o personas que trabajan por encima de los límites, como equipos duplicados con procesos distintos pero que realizan la mismas funciones o desequilibrios entre demanda y capacidad de producción.

La introducción de un sistema kaizen en la empresa puede suponer un cambio drástico en algunas organizaciones y puede resultar difícil de implementar. Sin embargo, su uso continuado, convirtiéndolo en cultura de empresa aumentará la calidad y las ganancias de cualquier empresa.