Según David Allen, un proyecto es algo bastante fácil de identificar: cualquier objetivo que necesite más de un paso para llevar a cabo. Para mí, y siguiendo el sistema GTD, un proyecto es una tarea tan compleja que es necesario dividirla en varias. De esa forma, no se puede decir que se ha completado un proyecto hasta que no se hayan finalizado ese conjunto de tareas que lo componen.

Aunque no todas las tareas son partes de un proyecto, lo habitual es que la mayoría de las tareas que vayamos a realizar cualquier día se pueden convertir en un proyecto, sólo depende del grado de detalle que queramos incluir a la hora de realizar cualquier tarea. Por ejemplo, una tarea tan sencilla como ☐ Ir al gimnasio, podría convertirse en un proyecto ya que realmente no es una única acción, se compone de varios pasos:

• ☐ Buscar la ropa de deporte y vestirte.
• ☐ Guardar ropa limpia y cosas de aseo en la bolsa de deportes
• ☐ Salir de casa e ir al gimnasio
• ☐ Hacer la tabla de ejercicios preparada
• ☐ Tomar una ducha.
• ☐ Salir del gimnasio

Así que, para cualquier cosa que tengas en la bandeja de entrada, siempre habrá que tener en cuenta hasta qué punto puede interesarte mantenerlo como una acción o convertirlo en un proyecto y definir todas las acciones asociadas. La respuesta es muy sencilla, necesitarás convertir una tarea en un proyecto cuando tu mente te pida que definas ese conjunto de acciones asociado a una tarea. En mi caso “ir al gimnasio” sería únicamente una tarea simple pero puede que haya casos en los que sí resulte necesario convertirlo en un proyecto porque necesite identificar todos los ejercicios o que tenga que incluir una serie de herramientas para utilizarlas en el gimnasio y no quiere que se le olviden… En definitiva, el límite de detalle lo pone cada de acuerdo a sus necesidades.

Convirtiendo tareas en proyectos

Cuando nos encontremos procesando cosas y entendamos que lo que creíamos que era una acción realmente se compone de varias, añadiremos a la lista un nuevo proyecto. Podemos encontrarnos con 2 tipos de proyectos:

1. De estilo reactivo: son simplemente una lista de acciones y se reconoce fácilmente su secuencia. De esta forma, podremos conocer en cada momento cual es la próxima acción. También se puede confundir este estilo con el uso que le dan personas que no les gusta planificar o prefieren vivir en el caos y, con frecuencia, suele desembocar en una mayor incertidumbre, horas extras y estrés porque no han dedicado unos minutos a pensar que ese proyecto es más complicado y es difícil reconocer la secuencia de tareas.
2. Forma natural: proyectos que no se ve de forma clara cuál es la siguiente acción y hay que tener en cuenta los siguientes pasos:
   1. Definir el propósito (qué queremos conseguir y por qué).
   2. Visualizar los resultado (cómo lo queremos).
   3. Generar una lluvia de ideas (qué cosas necesitamos).
   4. Organizar (cómo dar los pasos para obtener nuestro objetivo).
   5. Identificar las acciones siguiente (qué es lo siguiente que hay que hacer).

Por tanto, en cuanto hayamos identificado realmente qué tipo de proyecto tenemos y hayamos definido claramente las acciones siguientes y el material de apoyo, si es necesario, habremos liberado totalmente nuestra mente del proyecto y podremos dedicarnos a lo importante: HACER.

Esta es la teoría y, si estamos realizando proyectos que no son excesivamente complicados, funciona perfectamente pero… ¿Y si nos encontramos con un proyecto muy complejo o existe un gran grado de incertidumbre asociado?

Planificando los proyectos a fondo

Lo primero de todo es detectar que te encuentras con un proyecto de ese tipo y estas suelen ser las pistas que hacen darte cuenta que te hallas en esa situación:

• Existen aspectos relacionados con el proyecto que no te puedes quitar de la cabeza.
• Van surgiendo ideas o necesidades nuevas que hay que ir añadiendo al proyecto.

Si te sientes identificado con alguno de los puntos anteriores, estarás de acuerdo conmigo que, esos proyectos te están quitando un tiempo valioso para avanzar hacia tus propósitos. Por eso, para unos minutos y sigue los siguientes pasos:

• Revisa los límites de tu proyecto y los objetivos que te has marcado.
• Realiza un brainstorming o lluvia de ideas. Anota todo lo que tienes en la cabeza que no te deja avanzar. Y eso incluye, TODO, lo que puede parecerte una tontería hoy o piensas que no se te va a olvidar también apúntalo.
• Organiza todas esas cosas que has escrito en el punto anterior y organízalas.  Como siempre, si se convierten en acciones asígnalas un contexto e inclúyelas en la lista de acciones dependiendo de la prioridad establecida, o si sólamente son documentos de apoyo guarda esa información en la zona de documentación correspondiente.
• Si es necesario, convoca alguna reunión y recoge más información para detallar y aclarar las ideas que hagan progresar el proyecto.

Después de haber realizado estos puntos comprobarás que dichos proyectos estarán controlados y te podrás enfocar en la siguiente acción sin ninguna distracción.

Como ya he dicho, dependiendo del proyecto, la complejidad, la incertidumbre, los errores en la estimación, la delegación en terceras personas y un sinfín de cosas pueden obligarte a tener que replanificar los proyectos, pero gracias a las revisiones y haber tomado consciencia de que puede ser necesario volver a planificar tus proyectos puedes mantener al día los próximas acciones.