Como ya vimos en Método GTD: Libera tu mente y sé eficiente procesar es el segundo paso de los 5 que conforman GTD. Consiste en vaciar todas las bandejas de entrada y convertir esas “cosas” en tareas, información o basura.

A mi parecer, es uno de los pasos más difíciles, dentro de este sistema, ya que es el momento de pensar qué es lo que estamos procesando y qué vamos a hacer con ello. Y cuando pregunto qué es, no me refiero, a coger el primer item de la bandeja de entrada y decir que es un email, un informe, un recordatorio, una nota… Sino el significado de ese elemento. Por ejemplo, necesito enviar un email a los asistentes de la reunión de mañana, tengo que entregar el informe de seguimiento, que no se me olvide coger las entradas del teatro…

Es el momento de pensar y decidir: pensar en el objetivo y decidir la acciones (si las tiene) para conseguirlo. Cuando tengamos claro esto, será mucho más sencillo saber que tenemos que hacer con ello.

— Poirot —me dijo— He estado pensando.
— Un ejercicio admirable mi amigo. Continúe así.
– Agatha Christie (libro Peligro inminente)

Ideas claras a la hora de procesar

Pero antes de empezar a procesar, tendremos que tener claro los siguientes puntos:

• Procesa todas las bandejas hasta que no quede ninguna cosa en ellas. No procrastines ningún elemento.
• Procesaremos cada cosa de una en una y por orden de llegada (como una cola FIFO).

Proceso

Al seleccionar la primera cosa de la bandeja, y después de reflexionar sobre ello, nos planteamos las siguiente preguntas:

• ¿Podemos eliminarlo directamente? A veces, capturamos cosas pensando que van a ser útiles, aunque no estemos 100% seguros. Este es el momento de plantearse si, realmente, merece la pena procesarlo.
• ¿Requiere alguna acción?
  • Si requiere más de una acción o es muy compleja y es mejor desglosarla en varias. La convertimos en un proyecto y la enviamos a la lista correspondiente.
  • Sólo requiere una acción. Este tipo de tareas suelen tener asociada una fecha límite o, aunque no dependan de una fecha, es necesario realizarlas. En este caso las opciones que tenemos son:
    • ¿La puedo acabar antes de 2 minutos? Si sólo se tarda unos 2 minutos para finalizarla, o si se tarda menos en realizarla que en procesarla, no lo dudes: ¡hazlo!
    • ¿Soy el responsable de la tarea pero es mejor que la haga otra persona? En este caso, delegamos la tarea y esperamos a que realice la acción otra persona. Guardaremos un seguimiento con la fecha, en la que la hemos confiado a la otra persona, y alguna otra nota aclaratoria (para que no quede en el olvido) y, cuando la otra persona lo realice, revisaremos si va a ser necesario realizar alguna otra tarea o se puede dar por finalizada.
    • ¿La debo realizar yo? Posponemos la tarea para poder organizarla más adelante, en próximas acciones. Entendiendo por posponer, que hay que realizarla lo antes posible, no procrastinarla.
  • No se requiere una acción. Es información o material de referencia que debemos archivar o guardar, por si las necesitamos más adelante.

En cualquier caso, para cada uno de ellos, anotaremos clara y detalladamente los pasos que tenemos que realizar para no olvidarlo, más adelante, cuando tengamos que hacer algo con ello. El uso de etiquetas es una buena forma de encuadrar estos items dentro de un contexto asociado, y  nos ayudará a ganar tiempo en los siguientes pasos del sistema GTD.

¿Cada cuánto procesas tus bandejas de entradas? ¿Te cuesta dejar tu inbox a cero?