El sistema GTD es un sistema vivo y, por tanto es necesario, revisar a diario la agenda y las próximas acciones a realizar para no descuidarnos en alcanzar nuestras metas; de forma semanal una revisión, más general, para limpiar acciones que han perdido importancia, modificar prioridades y tareas por los posibles cambios en tus necesidades y añadir las nuevas “cosas” debido al brain dump que se ha realizado durante esta semana; y cada varios meses sería necesario revisar los objetivos marcados a largo plazo.

Revisión diaria

A primera hora de la mañana o la noche anterior, prepararemos nuestro día para intentar dejar el menor tiempo a la incertidumbre del día que nos espera. Para ello seguiremos los siguientes pasos:

• Eliminamos las tareas que hemos completado.
• Procesamos alguna de las bandejas, como la del email, por si es necesario realizar alguna acción prioritaria.
• Comprobamos el calendario para confirmar que eventos tenemos y la duración de cada uno o reprogramar los que hayan cambiado de fecha.
• Seleccionaremos, para el resto de tiempo, tareas de la lista Próximas Acciones para realizar en ese momento. La decisión para seleccionar, una u otra, dependerá de 3 factores muy importantes: tiempo disponible/tiempo estimado e importancia de la tarea y las fuerzas que vas a tener en ese momento para realizarla.
• Buscaremos todas las referencias o materiales necesarios para realizar las tareas que hemos decidido realizar.

Sobre el 4º punto, nunca relleno todo el espacio de tiempo vacío con tareas ya que, por norma general, a lo largo del día entran nuevas “cosas” a la bandeja de entrada que, después de procesar y organizar, hay que dejarles un hueco durante el día. Si tienes la suerte, de que todo va según lo previsto y no aparece nada de última hora, puedes adelantar próximas acciones.

Revisión semanal

Es la revisión más importante dentro del sistema GTD. Según David Allen, si no la realizas, no estás haciendo GTD. Es la clave de este sistema ya que:

• nos ayuda a que no se acumulen indefinidamente las cosas que hemos capturado durante la semana,
• nos obliga a consultar nuestras listas de proyectos,
  • comprobar si alguna tarea nos ha parado el proyecto o
  • tenemos que reactivar tareas que se nos había olvidado, no hemos podido terminar o son nuevas,
• nos ayuda a confirmar todo lo que hemos acabado o detallar los problemas que hemos tenido durante la semana para que las actividades no hayan salido como esperábamos.
• Y sobre todo, nos da una sensación tranquilidad al conocer el estado de todos los frentes que tenemos abiertos en este momento.

Básicamente en la revisión semanal realizamos los siguientes pasos:

• Vaciamos la cabeza de cualquier cosa que no esté en el sistema y lo añadimos al inbox.
• Procesamos todos los inbox (si todavía queda alguna cosa que no hubiéramos tratado previamente).
• Repasamos los últimos eventos que existían en el calendario para añadir las posibles tareas o referencias que pudieran haberse generado por ese evento.
• Comprobamos el calendario para conocer cuáles son los próximos eventos que pueden desencadenar acciones.
• Inspeccionamos las listas (próximas acciones,en espera y algún día) para eliminar las completadas, añadir posibles acciones o modificar las existentes.
• Reexaminamos los proyectos. Evaluamos para cada proyecto su estado actual, objetivos, resultados y nos aseguramos de que, por lo menos, una de las tareas se encuentra en próximas acciones. Comprobamos el plan de proyecto, referencia o material necesario para el trabajo que se está realizando y  generamos nuevas tareas.
• Dedicamos un tiempo a nuevas ideas para incluir en el sistema.
• Revisamos los objetivos para no alejarnos de nuestros propósitos.

Revisión a largo plazo

Cada pocos meses dedicaremos un día para pararnos a pensar si han existido cambios sobre nuestros objetivos estratégicos:

• Reexaminaremos cuáles son los objetivos que tenemos planteados a largo plazo,
• confirmaremos o veremos si han cambiado dichos objetivos y que consecuencias tienen esos cambios,
• inspeccionaremos el estado actual de los proyectos y si se acercan a los objetivos marcados
• y si las acciones asociadas a cada lista cumple su cometido para lograrlo.

También es un buen momento para que eliminemos listas, proyectos, acciones o información que ya no es necesaria o ha sido completada.

Si todavía te cuesta adquirir el hábito de dedicar un tiempo a tus revisiones, lo mejor es que pongas una tarea en tu calendario para guardar ese espacio de tiempo. Verás como después de un tiempo realizándolo de forma regular podrás tener una sensación de relajación al conocer el estado de todo lo relacionado con tu vida.