Es normal que tengamos actividades anotadas y no las hayamos podido finalizar porque algún imprevisto nos lo ha impedido pero… ¿Qué hacemos con estas tareas? Seguramente ésta puede llegar a ser una de las tareas más tediosas de nuestra BuJo si no te has planteado como organizarla previamente. Dependiendo de cómo tengas organizada tu agenda, tendrás que dedicarle, para lidiar con ello, como mínimo, cinco minutos todos los días, una vez a la semana, una vez al mes, esporádicamente…

¿Qué hacer con las tareas incompletas?

Lo habitual es que, cada vez que acabes las dos páginas que estás viendo, revises la tareas que no has podido acabar, las marques como migradas (incluyendo una flecha en la tarea o añadiéndole el símbolo que suelas utilizar para indicar que has movido dicha entrada a otra sección de tu BuJo) y la migres a la página siguiente para poder seguir viéndola y no queden actividades en el olvido.

Otra forma de recordar que tienes tareas sin acabar (o sin empezar) es utilizar un cuaderno que tenga una de sus esquinas punteada y únicamente será recortada cuando hayas completado todas las entradas anotadas en esa hoja. Cuando hagas una revisión de actividades, accederás a las páginas que todavía tengan esa esquina sin recortar y podrás ver cuáles son las tareas que todavía no has acabado. Con este proceso ahorras el tiempo y el espacio de estar reescribiendo las tareas de una hoja a otra. Pero ese tiempo que has ganado en el día a día, lo pierdes al cambiar de agenda (ya que hay que migrarlas al nuevo cuaderno) o cuando revisas qué entradas te quedan por realizar.

¿Cómo proceso las tareas que no he finalizado?

En mi caso, que utilizo únicamente la vista semanal y la vista mensual, realizo este tipo de tarea al final de la semana. Aprovecho mi revisión semanal (que ya os contaré, otro viernes, como la estructuro) para repasar qué actividades no están finalizadas y decido qué voy a hacer con ellas.

• Lo primero que me pregunto es: ¿realmente tengo que realizar esa tarea? Algunas tareas pierden valor con el tiempo o se transforman en otras. En el caso de que tenga claro que no la voy a realizar, directamente la cancelo (tacho la tarea).
• Si sigue activa, la migro a alguna de las secciones o colecciones que dispongo para ello. La elección de uno u otro destino depende básicamente de la importancia, urgencia y tiempo del que disponga para poder realizarla.
• Si voy a poder dedicar tiempo la semana siguiente, incluiré esa tarea en uno de los días o, de forma genérica, en la sección de cosas que hacer (“To Do”) de esa semana.
• Si no creo que pueda, pensaré si podré realizarla de todas maneras en el mes actual o en el mes que viene, e incluiré la información en las secciones “To Do” o acciones del mes que viene, de mi vista mensual.
• Si considero que voy a tener que posponerla para más adelante, intentaré definir algún mes para su ejecución. En ese caso, la añadiré en la sección de Eventos Futuros. Si en ese momento no puedo asignarle una fecha, la anotaré en la lista de tareas que realizaré algún día y revisaré dicha lista todos los meses.

Además, cada vez que migro una entrada, indico el número de veces que la he pospuesto. Este número también me ayuda a determinar si realmente merece la pena mantenerla o no.

En definitiva, lo ideal sería que realizara todas las actividades que me propongo pero como la realidad es bien distinta: imprevistos, procrastinación, cambios de prioridades, estimaciones erróneas… intento que el hecho de migrar una tarea me ocupe el menor tiempo posible.

Y tú, ¿tienes algún otro método cuando tienes que posponerlas?