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Revisión de tareas en BuJo

Tiempo de lectura aprox.: 4 minutos

Las secciones relacionadas con la revisión de todas las actividades que he planificado son las que más me ayudan a superar los obstáculos con los que me encuentro, a la hora de conseguir mis objetivos, y mejorar mi productividad. Dependiendo del tiempo del que disponga, podré realizar una pequeña revisión diaria, una semanal, para aprender de lo que he hecho y poder planificar más eficazmente la semana siguiente o, la mensual, para poder obtener una visión más amplia de los proyectos, metas… que tengo en ese momento. Para no olvidarme en ningún momento cuales son mis objetivos y no perder de vista que es lo que me motiva y que es lo que quiero conseguir.

Revisión diaria

Es una buena práctica dedicar unos minutos al día para ver las diferencias entre la planificación de tareas que habías estimado para el día y lo que ha dado tiempo a realizar realmente. Realizando esta tarea podrás aprender a planificar de forma más productiva tus días. Además, si has tenido que modificar la planificación de tareas que tenías pensada, es un buen momento para plantearte cuando vas a dedicarla tiempo más adelante. Reflexionar sobre lo que has podido hacer y las causas o imprevistos que han ocurrido, para no poder realizar todo lo tenías pensado, te ayuda a gestionar mejor tu tiempo y, valorar con antelación, cuanto puedes tardar en realizar muchas de tus actividades diarias.

Después de revisar el día actual, puedes visualizar con claridad tanto los éxitos como los problemas que has tenido (para aprender a manejarlos posteriormente). De esta forma, es sencillo planificar el día siguiente o, por lo menos, tener una idea de lo que vas a tener que hacer.

Revisión semanal

Llega el fin de semana y siempre guardo un rato para generar las páginas de la nueva semana en mi BuJo. Para mí, es el mejor momento para poder parar y reflexionar sobre los posibles cambios que puedo necesitar en mi diseño de páginas semanal, revisar la semana actual, pensar sobre los proyectos y objetivos que me he marcado, repriorizar tareas y planificar las actividades de la semana siguiente. Los pasos a realizar serían:

  • Captura la información. Es el momento para recolectar y enumerar todas las actividades que hay que realizar. Para ello:
    • Haz un brain dump. Escribe todo lo que se te pase por la cabeza y que puede convertirse en una o varias acciones que realizar.
    • Recolecta todas las notas que has escrito durante la semana.
    • Revisa tareas incompletas.
  • Reflexiona sobre esta semana. Párate un momento y plantéate que ha pasado durante ella. Respóndete a estas preguntas:
    • ¿Qué tareas se han realizado de forma exitosa?
    • ¿Cuáles no? ¿Qué ha pasado para no poderse ejecutar como esperabas?
  • Planifica la semana siguiente
    • Identifica cuales van a ser los objetivos durante esa semana.
    • Anota las citas que tengas.
    • Si necesitas efectuar alguna tarea previa a la cita, prepara en ese momento lo que vayas a requerir o reserva tiempo para realizarlo.
    • Migra las tareas que no has podido terminar en la semana actual como vimos en el artículo de la semana pasada.
    • Anota los asuntos que tengas que cumplir.
    • Asigna tiempo a las acciones que debes realizar para conseguir tus objetivos.
  • Revisa lo que falta…
    • Sé consciente de que el día sólo tiene 24 horas y hay que dejar horas sin planificar porque siempre puede haber algún cambio de última hora.
    • Comprueba que están equilibradas todas las áreas importantes de tu vida durante la semana (trabajo, salud, familia, ocio…).
    • Migra a la sección adecuada el resto de tareas incompletas y anotaciones semanales.

Revisión mensual

Al finalizar el mes aprovecho la última revisión semanal para echar la vista atrás, revisar como ha ido el mes y planificar el mes siguiente. En este caso añado el siguiente cuestionario para seguir creciendo:

  • ¿Qué metas que te has propuesto para este mes has conseguido? ¿Cómo?
  • Si no has conseguido alguna, ¿cuáles han sido las causas?
  • ¿Qué actividades tendrías que seguir haciendo? ¿Cuáles deberías parar de realizar? ¿Y cuáles debes ajustar?
  • ¿Qué has aprendido este mes?
  • Indica lo mejor, lo peor y el mayor reto que has vivido durante el mes.
  • ¿Qué logros has realizado que te acercan a tus objetivos?
  • Revisa en qué has gastado tu tiempo durante el mes y pregúntate qué te parece. Si no te gusta la respuesta… dedícate un tiempo para ver por qué y reflexiona sobre los cambios que tienes que hacer para que no te pase este mes.
  • Anota varias acciones que puedes realizar durante el mes siguiente para mejorar.

Revisión de proyectos /objetivos

Habitualmente incluyo esta parte semanalmente (por la forma que tengo de configurar mis proyectos), pero se puede pensar en ello en cualquier momento.

  • Anota cuál es la siguiente acción a realizar para conseguir tu meta.
  • Elimina todo lo que sea inútil o imposible en este momento.
  • Incluye cualquier acción que pueda mejorar tus proyectos.

En un primer momento puede parecer costoso parar unos minutos para reflexionar sobre lo que has hecho y, de hecho, al principio suele serlo. Pero cuando lo conviertes en un hábito puede llegar a ser adictivo. Es la única forma que he encontrado para poder ser consciente de que acciones realizo y me ayuda a ser proactiva con todos los proyectos que tengo en la actualidad en todos los ámbitos de mi vida.

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