Después de varias semanas desgranando el sistema GTD, por fin, hemos llegado a la parte ejecutora… HACER. Pero ¿hacer qué? ¿cuál es la tarea elegida? si no existe una tarea obligatoria, que haya que realizar en ese preciso momento, lo habitual es seleccionar alguna de las acciones de nuestra lista “próximas acciones” o elegir la primera acción que pueda realizar de alguno de mis proyectos. La decisión de elegir una u otra dependerá de los siguientes factores:

• Contexto asociado al lugar donde te encuentras, herramientas que tienes y la gente a la que puedes acceder en ese momento.
• Tiempo disponible. Incluir el tiempo estimado que vas a necesitar para completar una tarea es una forma muy sencilla de descartar, a priori, las tareas que puedes realizar en un momento determinado.
• Energía disponible. Es recomendable asignar a cada tarea la cantidad de energía física o capacidad de concentración que vas a necesitar.
• Prioridad, o lo que es lo mismo, la importancia que tiene dicha tarea en comparación con el resto. Para hacerme una idea sobre lo significativa que es una actividad, suelo asignar una fecha a cada tarea que indique la fecha en la que me gustaría tenerla completada, y que es distinta a la fecha de vencimiento o fecha límite de dicha tarea. Por ejemplo, si tengo que renovar el carnet de conducir antes del 1 de septiembre, la fecha de vencimiento es el 1 de septiembre pero tendría asignado otra fecha para realizar los trámites (por ejemplo, el 1 de Agosto). Este tipo de fechas me ayudan a gestionar todas las tareas que tengo que hacer a corto/medio plazo con las tareas sorpresa que aparecen en cualquier momento. Así puedo conocer con antelación, la posible llegada de una sobrecarga de trabajo y tengo capacidad de reacción para volver a planificar todo el trabajo que se me avecina.

Con el tiempo, la experiencia y teniendo claro cuál es el trabajo que hay que desempeñar y el objetivo que hay conseguir, uno va aprendiendo de sus errores y eligiendo con mayor rapidez cuál va a ser la próxima acción a realizar, incluso cuando llegan nuevas “cosas” que no me espero. Así que, en un día normal,

• estaré completando alguna de las tareas de mi lista de acciones,
• haciendo alguna de las tareas imprevistas
• y, sobre todo, si me encuentro en una situación de mucha incertidumbre en la que no paran de aparecer tareas nuevas, intento no dejarme llevar por esa vorágine de nuevas tareas (que además siempre suelen ser urgentes); detengo todo lo que estoy haciendo, reviso todas las “cosas” que hay que hacer, visualizo mis metas y vuelvo a definir todas las próximas acciones.

A la larga, parar y pensar ahorra tiempo que puede utilizarse en terminar tareas. Siéntete como un GPS que tiene que recalcular la ruta para llegar a la meta porque nos hemos equivocado de calle y haz como él: revisa tu trabajo y realiza las elecciones necesarias para llegar a tu meta. Para conocer tus metas estratégicas y no quedarnos únicamente en las operativas, el sistema GTD utiliza un sistema de 6 niveles que ayudan a determinar la prioridad de las tareas viéndolas desde distintas perspectivas, de forma jerárquica:

1. Acciones actuales. Todas la tareas que tenemos actualmente registradas para hacer .
2. Proyectos actuales. Conjuntos de tareas que tenemos en listas cuya finalización suponen un resultado.
3. Área de responsabilidad. Áreas de atención y roles que desempeña en cualquiera de sus facetas y que sirven para alcanzar algún resultado y mantener unos estándares desde un punto de vista más general.
4. Objetivos anuales o bianuales.
5. Perspectiva de tres a cinco años.
6. Vida. Es la visión más general donde se identifica lo que uno quiere lograr en la vida.

La mayor dificultad de este modelo es conseguir alinear los 6 niveles ya que el día a día y las circunstancias de cada uno no te dejan ver claramente hacia dónde te quieres dirigir, haciendo mucho más difícil mantener y gestionar las listas y proyectos que tenemos entre manos. Sin embargo, es muy gratificante tomar una decisión adecuada cuando eres consciente de en qué consiste tu trabajo y conoces tus prioridades porque has definido previamente los 6 niveles que engloban tu vida desde cualquier perspectiva.

De esta forma, y siendo conscientes de que tenemos más tareas de las que son abarcables en un día normal podremos dormir tranquilos porque hemos tomado la decisión adecuada para conseguir lo que nos hemos propuesto.