people-coffee-notes-tea by StartupStockPhotos
people-coffee-notes-tea :: StartupStockPhotos

¿Cómo anotar una reunión en mi BuJo?

Tiempo de lectura aprox.: 2 minutos

Para los que utilizamos el sistema Bullet Journal en el trabajo, es habitual que te inviten con mayor o menor frecuencia a reuniones. En el mejor de los casos lo sabes con bastante antelación e incluso te incluyen algo de información de los puntos que se van a tratar en dicha reunión. Para ello, suelo tener una plantilla que me ayuda a prepararlo previamente y divido en las siguientes secciones:

  1. Contexto de la reunión. Es importante tener en cuenta quiénes, cuándo, dónde y por qué se celebra esa reunión:
    1. Asistentes. Personas que supuestamente van a ir.
    2. Fecha y Hora de inicio (y en alguna rara ocasión también puedo incluir la hora de finalización)
    3. Propósito. Breve descripción sobre la relevancia y tipo de reunión.
  2. Puntos a tratar. Una pequeña lista numerada de los temas que se van a tratar y si no me han dado el listado, incluye materias que sospecho que vamos a tener que tratar o me parecen importantes.
  3. Cuestiones previas. Dependiendo de la incertidumbre, con la que uno va a una reunión, suele ser productivo incluir toda las dudas que te surjan o no te quedaron claro en reuniones previas para poder continuar tu trabajo de forma efectiva.
  4. Espacio para las notas de la reunión. Se compone de una tabla con las siguientes columnas:
    1. Número del punto a tratar. En el caso de que no se encuentre en los puntos a tratar le doy un número nuevo por si se hace referencia a él en distintos momentos.
    2. Indicadores. Para identificar qué tipo de anotación o acción voy a realizar sobre los datos que escribo a continuación. Alguno de los símbolos que suelo utilizar son:
      Símbolos e indicadores
      ! Importante
      [ ] Necesita alguna acción/tarea
      => Tarea delegada. Hay que realizar seguimiento
      ? Duda/pregunta no resuelta
      Hito
       + Investigar
      # En espera
      X Completado / Cancelado
       $ Información económica
      / ¬ En desacuerdo
      ; Información pendiente
    3. Notas. Información y decisiones que se hablen durante la reunión.
    4. Datos importante de la nota, como fechas de entrega, personas asignadas, gastos…

De esta forma, resulta muy sencillo seguir cualquier reunión y poder hacer un acta si es necesario.

Aquí os dejo los links para poderos descargar las plantillas:

A4Doc BuJo&Work: Reuniones (A4)

A5Doc BuJo&Work: Reuniones (A5)

 

 

Deja un comentario