Enviar un email es como lavarse los dientes: todos lo hacemos a diario pero realmente sólo hay unos pocos que saben hacerlo bien.

Aunque, actualmente, se están migrando todas las conversaciones dentro de la empresa a sitios colaborativos, para que todos los miembros puedan tener toda la información del proyecto en el que estén trabajando; todavía existen muchas situaciones en las que es necesario enviar o responder un mail y, en consecuencia, es necesario dedicar un gran número de horas a realizar esa actividad.

Por esta razón, la forma en la que realicemos ese envío puede suponer que logres tus objetivos o que obtengas el efecto contrario. Y, como es difícil poder arreglar ciertas equivocaciones al no haber prestado atención a los detalles antes de hacer clic en el botón  de enviar y para poder minimizar ese tiempo y obtener unos buenos resultados es importante seguir las siguientes reglas.

Antes de empezar a escribir

• Piensa por qué envías ese email. Tanto si es una respuesta como si quieres iniciar una conversación, organiza los puntos que necesitas tratar y el objetivo con el que lo escribes.
• Si necesitas enviar un email que trate de un tema previo, no crees un nuevo mail con un nuevo Asunto. Utiliza el botón “Responder a todos” y así podrás poner en antecedentes a tus destinatarios (ya que podrán leer el histórico). También resulta una forma sencilla de poder mantener organizadas tus conversaciones.
• Cuando utilice el botón “Responder a todos” revisa si es necesario incluir algún destinatario más.

Estructura y contenido del email

• La línea del “Asunto”. Para mí, es la parte más importante de cualquier mail. En una línea tendrás que resumir cual es el objetivo del mensaje.
  Ponte en la situación de la persona que va a recibir el mensaje. Va a su bandeja de entrada y tiene sin leer más de 100 mensajes. Lo primero que hará, es una lectura rápida del asunto de todos los mensajes para priorizarlos y ver cuales tiene que responder primero.
  Ahórrale tiempo, con la información del tema del email podrá hacerse una idea del tiempo que va a necesitar para dar una respuesta y la importancia que tiene. Además incluye palabras que identifiquen fácilmente ese mail por si necesitas encontrarlo más adelante.
• Longitud del mensaje. Ya lo dice el refrán “Lo bueno, si es breve, dos veces bueno”. Sintetiza la razón por la que has escrito el mail, informa de lo que sea necesario y pide de forma clara si necesitas alguna acción del receptor del email. Si hay que incluir mucha información, lo mejor, es adjuntar un archivo que cuente con sumo detalle todo lo que creas necesario del tema en cuestión, o plantéate otro medio para ampliar la información.
  Si te cuesta resumir, puede que te sirva de ayuda, imaginar que tienes que convertir tu mensaje en un tweet.
• Formato del contenido. Soy partidaria de incluir texto con formato enriquecido, pero sin adornos, puesto que necesito que las personas que reciban el correo presenten más atención al contenido que a la forma. Así que suelo escribir en texto plano pero tengo la ventaja de poder añadir link y resaltar alguna palabra cuando me parece útil. Sin embargo, existen tipos de email utilizados por el personal de venta, marketing, diseño gráfico… en el que es tan importante lo que se dice como su visualización y es necesario incluir colores, fuentes, imágenes y una serie de adornos que llamen la atención al receptor. Así pues, en este punto, plantéate cuáles son tus prioridades y qué quieres expresar con tu email.
• Escribe un email como si estuvieras hablando con la otra persona, para que resulte más sencillo de leer pero no olvides con quien estás “hablando”. Tienes que tener un equilibrio entre un estilo natural y mantener la profesionalidad para que te tomen en serio. Así que, nada de tener un exceso de puntuación ni utilizar emoticones.
• No incluyas frases en mayúsculas. Además de ser más difícil de leer, la persona que lo lea va a interpretar que estás gritando.
• Un tema por párrafo. Y cada párrafo que ocupe como mucho un par de sentencias. Si necesitas más espacio utiliza un documento aparte o utiliza otro medio para exponer ese tema.
• Revisa la ortografía. La diferencia entre un texto bien escrito o con errores va a decir mucho de ti y tu profesionalidad. No cuesta nada pasar un corrector ortográfico, revisar el formato y los signos de puntuación.
• Añade en tu firma toda la información necesaria para que el destinatario te conozca y añade otras formas de contactar contigo. Dependiendo de la profesión puede ser interesante incluir un número de teléfono de contacto, información de la empresa, algún link a redes sociales (sólo si consideras que tiene información relevante), etcétera.

Antes de enviar el email

• Si necesitas una respuesta rápida, lo mejor es conocer cuando suele leer el mail el destinatario. Si no sabes esa información, lo habitual es que cualquiera revise el correo a primera hora (entre las 6-9 am) y al final de su jornada laboral.
  Si la persona con la que quieres contactar se encuentra en otro país, ten en cuenta la zona horaria en la que se encuentra.
• Revisa que el mensaje que has escrito contiene toda la información que necesitas enviar. En cuanto pulses la tecla de “Enviar”, ya no hay vuelta atrás y, puede que escribas alguna cosa que lleve a malos entendidos o que no clarifique la intención real del envío.
• Revisa la identidad de los destinatarios. Incluye la dirección de email por nombre para añadir un toque un poco más personal. Además es importante tener claro, en qué casos hay que utilizar cada uno de los campos siguientes:
  • Para/To. Incluirá los destinatarios principales a los que va dirigido el email.
  • CC (Copia Carbón o Carbon Copy).  Destinatarios que tienen que conocer la información pero no tienen que tomar ninguna acción respecto el contenido.
  • CCO/BCC (Copia Carbón Oculta / Blind Carbon Copy). Destinatarios que no queremos que nadie sepa que han recibido el correo.
• Utiliza la notificación de entrega, sobre todo si es la primera que envías un correo a esa persona. Es una forma sencilla de confirmar que no ha existido ningún problema en el envío.
• Utiliza, de forma puntual, la notificación de lectura. Es un tipo de notificación que puede resultar molesta para el destinatario y no te confirma que realmente lo haya leído, sólo que lo ha abierto.
• Revisa la prioridad del mensaje. No envíes todos tus mensajes como urgentes. A la larga, si lo haces de esa forma, perderá el significado.

Ante todo, ponte en la situación de la persona que va a recibir el mensaje. Igual que agradeces recibir emails claros y concisos que no requieren mucho tiempo para contestar, intenta quitar el menor tiempo posible a la persona se lo envías. Ellos también son personas ocupadas y su tiempo vale lo mismo que el tuyo.