El mayor tesoro de este mundo es el tiempo y la forma de gastarlo supondrá obtener una serie de beneficios u otros durante la vida. Por tanto, cuanto más efectivos seamos más sencillo será obtener los resultados que estamos buscando. Lo primero que hay que tener claro es que significa efectividad y, para ello, os recomiendo el artículo que escribe José Miguel Bolívar sobre la “Diferencia entre Eficiencia, Eficacia y Efectividad”  para poder entender realmente lo que quiero expresar a la hora de escribir sobre efectividad.

Recientemente me encuentro con muchas personas que se sienten frustradas a la hora de intentar organizar su vida laboral y personal y, en la mayoría de los casos, el origen del problema se puede vislumbrar en sus propias reflexiones. De verdad, para ser productivo, lo único que hay que hacer es probar métodos y desechar lo que no funciona en ese momento, aunque no olvidarlo, por si en otra situación se convierte en el Santo Grial de tu productividad.

En mi caso actualmente, mi BuJo, y de forma más específica mi vista semanal, es mi “cuartel general” de efectividad porque es el sitio que siempre reviso, el lugar donde tengo las siguientes acciones por hacer, donde guardo mis eventos, donde vuelco muchas cosas que pasan por mi cabeza y me sirve de guía en mi día a día sobre dónde estoy y hacia dónde quiero ir. Y para mí resulta primordial tener un sitio donde poder ver rápidamente en qué estado se encuentra todo lo que tengo entre manos. De nada sirve, tener el sistema más maravilloso del mundo si no lo miras o, por las circunstancias que tengas, necesitas utilizar distintos sistemas y no mantener un espacio donde realmente conozcas tu situación actual.

En mi revisión semanal, durante el fin de semana, repaso cómo ha ido la semana actual para ver los problemas que he tenido y poder mejorar mis procesos y después de realizar los pasos habituales dentro de un sistema GTD, decido finalmente que es lo que tengo y que voy a comenzar la semana siguiente para avanzar en mis proyectos. Escribo en el día correspondiente, los eventos (llamadas, reuniones, citas…) y en la sección de notas la tarea de cada proyecto que quiero iniciar, con el desglose de acciones correspondiente. Y he escrito bien, quiero iniciar, porque la realidad es que el futuro es incierto, y por mucho que creas que en realizar una acción sólo necesitas 5 minutos y el lunes es un día perfecto para realizarla, pueden ocurrir millones de cosas para que el lunes no puedas o en lugar de 5 minutos necesites 5 días.  Después en el día a día, es más sencillo asignar la acción que vas a poder realizar en ese momento y a final de semana resulta más satisfactorio ver todo lo que has podido completar en lugar de tener que migrar muchas acciones que habías asignado un día previamente y ha sido imposible.

Unos pequeños consejos

Por mi experiencia, es fácil frustrarse cuando uno quiere hacer muchas cosas y le resulta difícil aceptar que el tiempo no quiere adaptarse a uno y va a seguir funcionando como lo ha hecho durante tantos siglos dándole igual lo que le digas. Sin embargo, hay algunas acciones que te pueden ayudar a ser más efectivo:

• Tener claro que el futuro es desconocido y hasta que no estás realizando algo no puedes asegurar que lo vas a hacer.
• Entender planificar cómo decidir qué se va a hacer, no cuándo se va a hacer (que se refiere a programar).
• Incluir en el calendario únicamente los eventos. No sobrecargarlo con información de tareas que te gustaría realizar y no son reales.
• Guardar las tareas en listas que puedas organizar porque pertenezcan a un proyecto, tiempo, ubicación, contexto…
• Desmenuzar las tareas en acciones que definan perfectamente de una forma sencilla qué y cómo hay que hacerlo para completar la tarea.
• Asignar fechas de vencimiento a las “cosas” estrictamente necesarias.
• Eliminar rápidamente lo que ves que no funciona o es imposible hacer.
• Escribir recordatorios, habitualmente yo lo hago en post-its, con las tareas que tengo que empezar a partir de una fecha o he delegado.
• Y lo más importante, ser consciente de que hay semanas que se puede avanzar más y otras veces menos, al final uno decide en qué invierte el tiempo.

Por ahora, BuJo + GTD suponen la combinación perfecta para ser más ágil y efectiva en mi día a día, pero siempre estoy dispuesta a escuchar nuevas formas y conocer cómo funcionan otras personas para aprender y probar otros enfoques. Y tú, ¿cuáles son los mecanismos que utilizas para ser más efectivo?