Sería maravilloso que llegara el día en el que fueras a tu lista de tareas y estuviera vacía porque ya has realizado todo lo que tenías que hacer. Sin embargo, la realidad es que siempre hay mucho que hacer y habitualmente tendemos a ser bastante optimistas a la hora de identificar la cantidad de tareas que podemos realizar en un tiempo determinado.

Para este año, entre los cambios que he realizado en mi BuJo como os comenté hace unas semanas, utilizo mi spread semanal como unidad de planificación dedicando menos espacio para cada día pero ocupando ese espacio libre con una sección donde anoto las siguientes acciones y las tareas con un deadline cercano de los proyectos que tengo activos actualmente.

¿Cómo planificar la semana?

En primer lugar,  anoto los eventos que voy a tener durante la semana y el tiempo estimado que voy a utilizar, incluyendo el tiempo que dure el evento como el tiempo destinado al desplazamiento, porque ese tiempo habitualmente no lo contabilizamos y también resta para poder hacer otras cosas.

Después,  anoto en la nueva sección de tareas las tareas que vencen o están a punto de hacerlo y, por tanto, va a ser imprescindible dedicarle tiempo durante la semana para completarlas.

En ese momento ya puedo hacerme a la idea de las horas que me quedan para dedicar al resto de tareas durante la semana (si es que queda alguna). Porque la realidad es que existen semanas que puedo dedicar más tiempo a elegir que es lo que quiero hacer y otras en las que los compromisos y los hitos cercanos me marcan el día a día perdiendo, de esta forma, flexibilidad para poder tener en cuenta cambios o imprevistos que van a ocurrir.

¿Cómo saber qué tiempo tengo?

La realidad es que no lo sabes, pero después de esta primera aproximación sabes casi seguro (exceptuando cambios de última hora) el tiempo del que ya no dispones y puedes hacer una pequeña estimación de las horas a las que vas a poder asignar una acción a realizar (por supuesto, con permiso de los imprevistos de última hora). Además no hay que olvidar que a esas horas que quedan es mejor restar un 10% de tiempo para contabilizar los períodos utilizados en parones o pérdidas de tiempo a lo largo del día. Y después de todo esto, ya me puedo hacer una idea de cual va a ser el tiempo máximo que voy a disponer para elegir.

En el caso de que ese valor sea positivo, reviso mis listas de tareas y añado la siguiente acción que tengo que realizar de cada uno de los proyectos activos a los que quiero dedicar un poco de tiempo durante de la semana. Mientras voy revisando las tareas desecho los proyectos que tengo claro que no voy a dedicarles tiempo y las acciones que van a necesitar más tiempo del que ya he estimado que tengo.

Y después de este proceso ya tengo una vista con las “cosas” que tengo que hacer y las que quiero hacer.

¿Cómo elegir en el día a día?

Para discernir qué elegir durante esos huecos utilizo el concepto GTD de contexto. Como contexto suelo utilizar palabras que me evoquen lo que necesito para hacerlo en un lugar y situación. De forma genérica alguno de los contextos que utilizo son: #blog, #dev, #doc, #errand, #home, #mail, #call aunque también utilizo el propio nombre de algún proyecto porque está asociado a personas y sitios que va a ser determinantes para poder realizar esa acción. Además también añado el tiempo estimado para su realización como un segundo filtro que determine si va a ser a ser la siguiente tarea a ejecutar.

En definitiva, estos datos que añado a cada tarea me ayudan a tomar una decisión más rápida de lo que voy a elegir como siguiente acción. Cada uno, dependiendo de sus circunstancias, pues ajustará sus contextos a las tareas que tenga que hacer asociándolo a sitios, herramientas, personas, energía, tiempo o a una agrupación de ellas. Cualquier cosa vale si te ayuda a identificar rápidamente si puedes realizar o no una tarea en ese momento.

¿Cómo queda mi spread semanal?

Como puedes ver es un par de páginas muy sencillas, donde pudo incluir todo lo que necesito hacer en este momento sin perder de vista hacia donde me quiero dirigir:

• Un espacio para incluir los días donde incluyo los eventos acciones con vencimientos y, a veces, lugares asociados a contextos si voy a estar fuera de mi ubicación habitual.
• Objetivos semanales y hábitos que quiero enfocarme durante la semana.
• Una página donde apuntaré las acciones que voy a dedicar tiempo y anotaciones que vayan surgiendo durante la semana.

Si quieres probar esta plantilla para tu registro semanal puedes descargarla en el siguiente link:

 Spread Semanal en mi Bullet Journal

¿Qué te parece esta forma de planificación? ¿Cuál es tu sistema?