Ya hemos visto lo fatigoso que resulta tomar una decisión y cuáles son los pasos que hay que realizar para poder acertar en ella. Como en cualquier proceso también existen una serie de herramientas que nos pueden ayudar para optimizar este procedimiento.
Entre la amplia gama de herramientas que existen para ello cabe destacar:
Análisis DAFO (Debilidades, Amenazas, Fortaleza y Oportunidades)
Es una metodología que ayuda a analizar la situación interna y externa actual de cualquier situación, proyecto, empresa para poder planear una futura estrategia. Las fases que hay que seguir dentro de este análisis son:
- Estableceremos el objetivo
- Realizaremos un análisis interno y externo de la situación
- Crearemos la matriz DAFO.Para ello, creamos una tabla como la siguiente donde anotaremos los elementos positivos y negativos desde el un punto de vista interno y externo:
- Diseñaremos la estrategia que vamos a tomar.
- Ejecutaremos la decisión de acuerdo a la estrategia que queramos realizar.
Para que funcione correctamente esta matriz es importante tener en cuenta las siguientes recomendaciones:
- Fijar el objetivo con claridad para poder ser más preciso a la hora de generar la matriz.
- Incluir los elementos en la matriz de forma realista.
- Si existen dificultades a la hora de empezar la matriz se creará una lista con las características de la situación y después será más sencillo añadirlo a la matriz.
- Visualizar la realidad desde distintas perspectivas con la técnica de los 6 sombreros de pensar.
Análisis de Pareto o distribución ABC
Vimos cómo atender a este tipo de análisis para poder ser más productivos en el día a día. Sin embargo, también es una gran herramienta para la toma de ciertas decisiones en la gestión de calidad y logística para poder clasificar los datos acorde a un orden de prioridades.
Lo habitual es crear una tabla con los datos agrupados en categorías, ordenados de mayor a menor acorde a la referencia que queremos prestar atención. Anotamos el % sobre el total de cada una de esas categorías y los ordenamos des forma decreciente (excepto la opción otros que al ser una categoría para reunir todos los datos que no pertenecen a una categoría con entidad propia siempre se incluye como la última). Y a partir, de esa información, se podrá tomar la decisión más oportuna. Por ejemplo en un proyecto de software en fase beta podemos tener las siguientes peticiones que suponen cambios en el software:
| Petición | Nº de elementos | % |
|---|---|---|
| Cambios de requisitos | 40 | 50 |
| Errores en la codificación | 20 | 25 |
| Errores en dispositivos no estándar | 10 | 12,5 |
| Errores de uso | 2 | 2,5 |
| Otros | 8 | 10 |
| TOTAL | 80 | 100 |
En este ejemplo podemos ver como las 2 primeras filas suponen el 75% de problemas en este software viene determinado por esas peticiones, de manera que habría que centrarse en eliminar las causas que lo producen.
Seguramente estas son 2 de las técnicas más utilizadas en el mundo de los negocios, pero no por ello son las únicas. La semana que viene os seguiré contando alguna más.
