Existen momentos de la vida en los que una situación te obliga a modificar tus prioridades y dejar, en un segundo plano, alguna de las actividades y proyectos que estabas desarrollando en ese momento. La parte buena de esas situaciones es que le ahorras a tu cerebro el estrés de elegir a qué vas a dar más prioridad porque no queda otra.

Sin embargo, lo habitual es que tengas una larga lista de tareas y proyectos en los que te cuesta determinar qué interesa realizar antes porque parece que todo es importante y, como en cualquier toma de decisiones donde las opciones son parecidas, supone una dificultad añadida. Al fin y al cabo, el problema de priorizar tareas es un problema de toma de decisiones y, como tal, vamos a sufrir todas las fases existentes para resolver este tipo de dilemas. Ya os he comentado en algún otro artículo algunas de las herramientas existentes para ayudarnos a elegir la mejor opción como:

• Análisis DAFO
• Análisis de Pareto o Distribución ABC
• Diagrama de Ishikawa
• Árbol de decisión
• Análisis “What-If”
• Matriz Eisenhower (relación urgente/importante)

Hasta ahora, con la aplicación de GTD y la matriz Eisenhower resultaba relativamente sencillo determinar cuáles iban a ser mis siguientes pasos y poder abarcarlo todo o, si no todo, por lo menos poder descartar, sin mucho esfuerzo, alguno de los proyectos o tareas que tenía. Sin embargo, cuando parece que todo es urgente e importante, imposible de delegar y menos aún de descartar, es el momento de parar todo, sentarse y responder honestamente a las siguientes cuestiones para poder planificar las siguientes acciones.

Claves para priorizar tus tareas

Lo primero de todo, si no lo has hecho previamente, es identificar cuáles son tus metas a medio/largo plazo. Escribe una lista y detalla por qué quieres conseguirlo. Deja tu mente libre y, como en un brainstorming, apunta todo lo que se te pase por la cabeza sobre cada uno de los puntos que has escrito. Analiza la lista y, en esta primera aproximación, puedes darte cuenta de que alguno de esos objetivos es, en realidad, parte de otro objetivo más importante o de que, a la hora de detallarlo, sí puede delegarse, aplazarse o directamente descartarse.

Si te sientes abrumado porque tienes una lista muy larga o, por el contrario, te encuentras en un momento en el que no tienes claro hacia dónde quieres dirigir tu vida y te cuesta imaginarte a ti mismo dentro de un par de años, es el momento de empezar a hacerte preguntas sobre todo lo que se te ocurra (y cuantas más preguntas te hagas, mejor) para tener una visión de tu yo del futuro: ¿qué te interesa?, ¿cuáles son tus necesidades?, ¿qué te motiva?, ¿cuánto dinero necesitas para vivir?, ¿qué responsabilidades tienes?… Seguramente, después de este ejercicio de introspección, podrás determinar cuáles son tus metas.

Después de este paso, ya sólo queda llenar el camino con las tareas que sí te van a acercar a esos objetivos.

En un primer momento, intentarás completar esas tareas urgentes que, aunque no siempre ayudan a alcanzar tus metas, sí que tienen la facilidad de hacerte perder la concentración sobre lo que realmente te interesa y suelen ser un obstáculo a la hora de avanzar.

Por último, las tareas importantes son las que realmente te van a ayudar, pero muchas veces puede ser difícil saber cuáles son y, más aún, cuáles hay que realizar antes. Para poder reconocerlas, y ajustar su prioridad, es necesario tener en cuenta cuáles van a ser las consecuencias de realizar o no dichas tareas. Lo más sencillo es responder de forma objetiva a las siguientes cuestiones para cada una de las tareas:

• ¿Qué beneficios obtengo completando la tarea?
• ¿Qué consecuencias genera la no ejecución de la tarea?
• ¿Qué aporta la realización de la tarea a alguno de mis objetivos?
• ¿Es una tarea crítica para poder alcanzar mis metas?

Estas preguntas son clave a la hora de poder organizar las tareas, al menos, en grandes bloques de prioridad. En mi caso, utilizo 3 o 4 bloques dependiendo de la cantidad de tareas y distribución que crea necesaria: críticas, normales (a veces este bloque lo subdivido en dos dependiendo de la relación beneficio-esfuerzo) y de poca relevancia o que pueden esperar.

Si todavía nos queda alguna duda sobre cuál hay que realizar antes, resulta útil ponderar cada tarea relacionando el esfuerzo y tiempo que hay que dedicarle y el beneficio que vas a obtener completándola, incluso la energía que tienes en el momento para enfrentarnos a ella.

Después de todo este proceso, podrás ver con tristeza que alguno de los proyectos que te emocionan hay que pausarlo (o no puedes dedicarle todo el tiempo que te gustaría) y, con alegría, que todos los cambios que estás realizando suponen, a la larga, un beneficio mayor o, si es algo nuevo, podrás determinar en poco tiempo si es un fracaso.

Sigue haciendo el mantenimiento diario de esta lista de la forma habitual, a no ser que ocurra algo que altere tus objetivos y sea necesario repetir todo este proceso de nuevo.

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Tener claras las metas que persigues y conseguir una lista de tareas priorizadas adecuadamente, te ayuda a ser más efectivo a la hora de completar tareas.

¿Con qué problemas te has encontrado a la hora de priorizar tus tareas? ¿Qué dificultades encuentras para conseguir tus metas? ¿Sigues algún otro criterio para priorizar tus tareas?