El método, desarrollado por David Allen, denominado “Getting Things Done” (GTD) ha resultado ser una de las metodologías más eficientes para la organización de tareas a nivel individual. Utiliza una estrategia de proceso bottom-up, es decir, empezamos con nuestras tareas actuales y, en cuanto tengamos claro nuestro día a día, vamos planificando las tareas a medio y largo plazo.

¿Cómo utilizar GTD?

Para empezar con este método, el primer paso que hay que dar es admitir que no recordamos la mayoría de tareas que tenemos pendientes y, si lo recordamos, es por que dedicamos más tiempo del que creemos a pensar que nos tenemos que acordar de esas tareas, en lugar de prestar la atención necesaria a la actividad que estamos realizando en ese momento. Por tanto, libera tu cerebro de la responsabilidad de recordar todo y delega esa carga en un cuaderno, Bullet Journal o aplicación que te resulte útil para ese trabajo.

En cuanto hayamos aceptado que nuestra memoria no es infalible ya sólo nos queda seguir los cinco pasos que conforman GTD:

1. Captura todas las tareas que hay que realizar. Utiliza cualquier medio (bloc de notas, correos electrónicos, cuadernos…) para convertirlos en bandejas de entrada a tu sistema y vacía tu cabeza.
2. Procesa todas las bandejas de entrada que has creado en el paso anterior y decide en qué se puede convertir dicha información:
   • Si se requiere una acción. En este caso las opciones que tienes son:
     • La realizas en el momento si sólo necesitas 2 minutos aproximadamente para finalizarla.
     • Delegas la tarea y esperamos a que realice la acción otra persona. Cuando la otra persona lo realice revisaras si va a ser necesario realizar alguna otra tarea.
     • La pospones para poder organizarla en el siguiente punto.
   • No se requiere una acción:
     • La archivas por si contiene información relevante para un futuro.
     • La dejas si no tienes claro que vas a necesitarlo más adelante.
     • La eliminas si no resulta de utilidad.
3. Organiza la información procesada previamente en alguna de las siguientes listas :
   • Próximas acciones. Contiene las siguientes tareas que son necesarias realizar para conseguir un hito. Lo habitual es asociarlas a un contexto para poder identificarlas rápidamente.
   • Algún día. Acciones que tenemos pensado hacer pero más adelante. Esta lista es importante revisarla cada poco tiempo por si se pueden incluir en próximas acciones o directamente mandarlas a la papelera.
   • En espera. Contiene las tareas en las que no podemos avanzar por que las hemos delegado en otras personas o estamos esperando que suceda alguna acción para poder continuar con ella.
   • A la papelera. Incluye las  acciones que han dejado de tener interés y no se van a realizar.
   • Proyectos. Implica una acción, que debido a su complejidad, se puede descomponer en varias acciones, que serán las que se incluyan en alguna de las listas anteriores.
   • Calendario. Acciones que hay que realizar en un momento determinado (como citas, reuniones).
   • Referencias. Información, que no requiere acción y, que hemos archivado por si nos sirve de ayuda más adelante.
4. Revisa las listas y evalúa las próximas acciones.  Como mínimo, semanalmente, revisa las listas para conocer el estado de las tareas pendientes, si ha existido algún suceso para migrar alguna de las tareas a otra lista y elige cuáles van a ser tus próximas acciones.
5. Hazlo. Por mucho que organicemos, si dedicamos más tiempo a planificar que a actuar, hay algo que no estamos haciendo bien. Adapta el proceso para, que de forma rápida, puedas elegir cuál es la siguiente tarea que tienes que hacer. Para poder elegir correctamente qué es lo siguiente que vamos a hacer tendremos que valorar los siguientes aspectos de la tarea:
   • ¿Puedo realizarla ahora?
   • ¿Es una tarea importante?¿Es urgente finalizarla?
   • ¿Cuánto tiempo tenemos disponible?

Beneficios

• No se te olvidará las tareas pendientes, ni perderás información valiosa.
• No tendrás más de un compromiso a la vez.
• De un vistazo podrás saber cuales son tus tareas pendientes.
• Conocerás lo que SÍ vas a hacer y lo que NO.
• Eliminarás el ruido que hay en tu cabeza cuando quieres que no se te olvide algo y, por tanto, disminuirá tu nivel de estrés.
• Aumentarás la concentración en la tarea que estés realizando. De esta forma, tardarás menos en realizar la tarea y podrás dedicar ese tiempo a lo que más te apetezca.
• Ayudarte a establecer tus prioridades.
• Podrás rechazar actividades o cambiarlas por otras al ser consciente de todo lo que tienes que hacer

En definitiva, GTD es un sistema que funciona para la mayoría de las personas y casi todos los proyectos. Pero como cualquier método, para sacarle el máximo partido posible, es necesario adaptarlo a tu forma de pensar para poderlo utilizar de una forma efectiva.