En estas últimas semanas hemos visto cómo hemos capturado “cosas” hasta que, después de procesarlas, nos hemos dado cuenta que son tareas que necesitan realizarse.En este punto, nos queda organizar las tareas obtenidas antes de empezar a hacerlas. Para ello, priorizaremos, asignaremos una fecha (si es necesario) y almacenaremos, en el lugar apropiado, cada una de las tareas que tenemos que realizar, para poder acceder rápidamente a ellas en el momento adecuado.
¿Cómo organizar las tareas?
Listas
La forma más habitual, de organizar cada una de las tareas procesadas, es incluirlas en alguna de las siguientes listas:
- Próximas acciones. Cualquier tarea que realizaremos en un momento, de una vez, lo antes posible. La mayoría de las próximas acciones tienen asociadas una fecha límite de ejecución.
- En espera. Tareas que hemos delegado o necesitamos que se realice una acción externa para poder seguir con ella. En este tipo de tareas será importante guardar la persona o acción externa que ha parado la acción, la fecha en la que se delegó, fecha límite en la que tiene que estar realizada y fechas de seguimiento con el estado correspondiente para no olvidarnos de ella o nos pille la fecha límite.
- Algún día/quizás. Tareas que no es posible realizar en un corto plazo de tiempo. En mi caso, suelen ser tareas que me encantaría hacer pero que, por lo general, acaban en la papelera porque siempre tengo que realizar otras con mayor prioridad.
A este tipo de tareas siempre asocio una fecha de entrada. En el caso de que haya pasado un año, desde que las anoté, y no ha existido ningún cambio en esas tareas, las elimino directamente.
Puede ocurrir, que se incluya en esta lista, tareas que nos da pereza realizar, pero no caigamos en esa tentación. En esta lista sólo añadiremos las tareas que nos gustaría hacer pero, por alguna razón, nos resulta imposible ahora.
Contextos
En cualquiera de las listas es interesante añadir, a cada una de las tareas, uno o varios contextos. Un contexto es una herramienta, persona o lugar que necesitamos para realizar la tarea. En mi caso me gusta entenderlo como una etiqueta que nos ayuda a identificar el tipo de tarea, el momento en el que podemos realizarla o el tiempo estimado que voy a necesitar para hacerlo. Por ejemplo, algunos contextos que suelo utilizar son: #oficina, #casa, #llamada, #reunión, #5minutos, #revisar, etcétera.
Además, siempre es necesario añadir, a cualquiera de las tareas, una descripción exhaustiva de lo que se va a hacer y la información necesaria para cumplirla. Por ejemplo, si tienes que hacer una llamada incluir el teléfono del contacto al que se vas a llamar.
Proyectos
Un proyecto se compone de un elemento, que debido a su complejidad, es necesario dividirse en varias tareas para darlo por terminado. Por tanto, es necesario revisar los proyectos frecuentemente para indicar qué tareas estamos realizando, cuáles han sido delegadas y conocer el estado real del proyecto. La forma de organizar este elemento, dependiendo de su grado de complejidad, es incluir crear una única lista de tareas con una casilla de verificación (checkbox) para cada una de ellas o crear una lista propia para cada uno de los proyectos que tengamos que realizar. En algunos casos, puede ser necesario crear varios subproyectos si el proyecto es excesivamente grande. Cuanto más simple podamos mantener el conjunto de proyectos, más sencillo será mantener estas listas.
Calendario/Agenda
En el calendario tendremos organizadas aquellas tareas que tienen una fecha determinada de ejecución. Un ejemplo claro de tareas que deberían ser agendadas serían citas, eventos, reuniones. En ningún caso, se deberían incluir tareas sin fecha determinada pero que sí te gustaría realizar un día determinado.
Todos estos elementos son los básicos en el sistema GTD. Lo importante cuando organices tus tareas es tener aquellas listas y contextos que se adapten a tus actividades. En este caso, ¿cómo tienes configurado tu sistema de listas y contextos?
