Ya hemos visto como los hábitos es mejor añadirlos poco a poco para que resulte más sencillo acostumbrarnos a realizar la nueva actividad de forma automática y seguro que ya estás añadiendo alguno de los hábitos para mejorar tu vida. Si eres una persona que utiliza el sistema GTD y deseas obtener un sistema GTD perfecto lo único que tienes que añadir a tu rutina es la siguiente lista de hábitos para conseguirlo:
- Vacía tu mente en todo momento. No dejes que tu cabeza se tenga que acordar de todo en lugar de estar concentrado en la actividad que estés realizando en ese momento. Y para ello, captúralo todo. Ten siempre cerca un cuaderno para anotar todo o utiliza alguna aplicación para guardar cualquier cosa que se te pase por la cabeza como si fuera tu inbox.
- Si tardas 2 minutos… ¡Hazlo ya! No procastines esas actividades donde dedicas más tiempo en incluirlas en tu sistema que en hacerlas.
- Divide y vence. Dedica unos minutos a descomponer y detallar un proyecto. Esta acción te ayuda a acometer, de una forma más sencilla, esas acciones que en un primer momento parecen inabordables.
- Menos es más. Cuanto más simple sea una tarea menos resistencia pondrás para realizarla, así que intenta simplificar tus acciones al máximo.
- Asocia tus acciones a momentos y/o lugares. A la hora de añadir cualquier acción en tu sistema añádele un contexto para que resulte más sencillo planificar cual es el momento más adecuado para realizarla.
- Planifica tu día con antelación. Guarda unos minutos a primera hora o la noche anterior para programar cuales son las tareas que vas a realizar y priorízalas.
- Sé consciente de la energía que se tiene en cada momento. De forma cíclica tenemos un rango de horas que somos mucho más productivos que otras. Aprovecha ese conocimiento de ti mismo para programar las tareas más duras en esas horas.
- Programa pocas tareas en tu planificación. Es mucho más sano añadir pocas tareas y, si te sobra tiempo, revisar la lista de tareas pendientes y elegir la siguiente acción que programar muchas y agobiarte por que no vas a poder completarlas.
- Ten claro en que se convierten las cosas que entran en tu sistema. Uno de los procesos clave para ser más productivo es tener claro en qué se va a convertir esas cosas que tenemos en nuestra bandeja de entrada: acción/proyecto, información o basura… no hay más opciones.
- Determinar qué es basura. Si dudas sobre alguna cosa de tu bandeja de entrada mientras procesas, seguramente sea algo que antes o después acabarás eliminando, así que directamente elimínalo, y ahorrarás el tiempo y el estrés de decidir si vas a convertirla en una acción o cuando la vas a planificar diariamente. En el caso, de que esta opción te resulte demasiado radical, mueve esa cosa a una lista temporal tipo “algún día”con una fecha de caducidad para intentar que esa lista no sea infinita.
- No perder de vista nuestras metas. No hay nada más motivador y, en consecuencia, productivo que saber por qué hacemos las cosas y con qué objetivo. Si todavía no lo has hecho, define las 6 perspectivas del método GTD y verás como tu cerebro lleva mejor esas tareas que te resultan desagradables.
- ¡Viva la monotarea! Sigue tu planning y no cambies de tarea a no ser que sea estrictamente necesario. Los cambios de contexto implican una pérdida de tiempo importante.
- Revisar y evaluar. Lo más importante es completar las acciones, por supuesto, pero repasar lo que te queda y aprender de lo que has hecho y lo que no… no tiene precio ante las siguientes acciones.
- Convierte todos los hábitos en rutina. Es el gran secreto de cualquier persona productiva.
Si todavía no son parte de tu vida, estos pequeños hábitos te ayudarán a aumentar la productividad si utilizas el proceso de GTD. Y tú, ¿tienes algún hábito más que te ayude a mejorar tu sistema GTD?
